Zadaj pytanie

Co nowego W świecie podatków

Nota księgowa – co to jest?

Nota księgowa – co to jest?

19.12.2020 r.

 

Nota księgowa  to prosty dokument wystawiany w  innych przypadkach niż faktura VAT.

 

Nota dokumentuje przychody lub koszty, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT.  Nie dokumentuje ona transakcji sprzedaży czy świadczenia usług przez podatników.

Nota księgowa - obciążeniowa lub uznaniowa - zawiera wykaz operacji, których przedsiębiorca nie może udokumentować przy pomocy faktury. Notę księgową zaliczamy odpowiednio do kosztów lub do przychodów firmy.

 

Kiedy jest wystawiana nota księgowa?

 

Nota księgowa jest wystawiana  dla udokumentowania:

·         naliczenia odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych należności,

·         naliczenia kar umownych należnych w związku z nienależytym wykonaniem zobowiązań wynikających z zawartych umów, w tym rekompensatę za opóźnienie w płatności,

·         korekty błędów popełnionych we wcześniej wystawionych  rachunkach,

·         obciążenia należnościami z tytułu niedoborów i szkód,

przeniesienia na nabywcę kosztów, niepodlegających podatkowi VAT,
roszczenia związanego z wypłatą odszkodowania,
·         dokonywania wzajemnych rozliczeń pomiędzy powiązanymi jednostkami organizacyjnymi sektora finansów publicznych nieuprawnionymi do wystawiania faktur VAT.

 

Otrzymana nota księgowa obciążeniowa (kosztowa) lub nota uznaniowa ( przychodowa)  w PKPiR

 

Mówi o tym Rozporządzenie Ministra Finansów z 31 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

 

Zgodnie z treścią § 11 ust.3 tego rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze jest dowód księgowy, przez który należy rozumieć także:

inne dowody, wymienione w § 12i § 13,stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a)wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b)datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z  tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c)przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d)podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

 

Za dowody księgowe uważa się również:

noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi.

 

Nota księgowa w przypadku ksiąg rachunkowych ( pełna księgowość).

 

 

Nota księgowa musi zawierać informacje wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

 

·         określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

·         określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

·         opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

·         datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

·         podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

·        stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

 

 

Uwaga! Nota księgowa to nie to samo co nota korygującą.

 

 

Jak wystawić notę księgową obciążeniową lub uznaniową?

 

Nota księgowa powinna zawierać:

 

określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,
określenie stron, między którymi doszło do realizacji transakcji gospodarczej,
opis operacji oraz jej wartość,
datę dokonania operacji, ,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,


W przypadku noty obciążeniowej w walucie innej niż złoty polski, powinna ona zawierać kwotę przeliczoną na złotówki.

 

Konsultacja księgowa online.

 

Wzór noty do pobrania:  Nota księgowa

 

Przeczytaj również:

Nota korygujaca co to jest?

Pełna księgowość - jak na nią przejść?

 

 

 

 

ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 15
73-110 Stargard

+48 783 001 883
+48 91 834 02 36

biuro@dobraksiegowa.info

Godziny otwarcia:
Pn - pt 8:00 - 15:00